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Identité et coordonnées du Responsable du traitement de données à caractère personnel

Dans le cadre de ses activités, la société Zenith AM, SAS au capital de 850 000 € dont le siège social est sis 13, rue Alphonse de Neuville – 75017 Paris, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 533 756 938, représentée par son Président, est amenée à recueillir et à traiter vos données à caractère personnel.

Zenith AM est responsable du traitement des données personnelles collectées, dans le cadre de ses prestations, au sens de la réglementation applicable en matière de données personnelles et notamment de la Loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à « l’informatique, aux fichiers et aux libertés » et du Règlement UE 2016/679 relatif à « la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données » (RGPD).

Les données collectées sont uniquement celles strictement nécessaires à l’exécution de nos activités, la gestion de portefeuilles pour compte de tiers, notamment le suivi et la gestion des contrats et dossiers de nos clients, la facturation de nos prestations, la comptabilité et plus généralement la gestion de la relation avec nos clients et nos fournisseurs.

Ces données personnelles sont utilisées afin de permettre à la société de :

• Se conformer à ses obligations légales et règlementaires (règlementation financière, lois et règlementation immobilière, réponses aux demandes des autorités officielles de contrôle ou judiciaire dûment autorisées, lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, lutte contre la fraude fiscale, obligations comptables et financières …) ;
• Exercer son activité de gestion pour compte de tiers au mieux des intérêts des clients. La collecte des objectifs et des informations d’ordre patrimonial et social des clients et prospects permet ainsi de réaliser une prestation en adéquation avec leur situation ;
• Diffuser, sous réserve d’absence d’opposition, à ses clients, prospects et partenaires, des bulletins d’informations financières ;
• Développer ses activités, améliorer ses produits et services, administrer et améliorer son site internet.

Zenith AM procède à l’enregistrement des échanges téléphoniques émis/reçus depuis/sur les lignes fixes de ses collaborateurs en charge de la gestion des portefeuilles et en charge du développement commercial à des fins juridiques et de conformité.

Le traitement de vos données est fondé à intervenir notamment dans les cas suivants :

• Aux fins de respect d’une obligation légale à laquelle Zenith AM est soumise ;
• À l’exécution de la relation contractuelle établie entre vous et Zenith AM et à la réalisation des prestations souscrites ;
• Sur la base de votre consentement que vous pouvez retirer à tout moment ;
• Sur la base des intérêts légitimes de Zenith AM.

Dans le cas où il serait effectué un traitement ultérieur de vos données à caractère personnel pour les finalités autres que celles pour lesquelles les données à caractère personnel ont été collectées et telles qu’identifiées ci-avant, Zenith AM vous fournira au préalable des informations au sujet de cette autre finalité et toute autre information pertinente légale requise.

Vos données personnelles sont traitées par le personnel de Zenith AM dans le cadre de la relation commerciale ou de ses obligations légales ou réglementaires.Elles sont également susceptibles d’être communiquées :

• À des prestataires de services et sous-traitants, notaires, avocats, mandataires, courtiers, partenaires et fournisseurs de produits (compagnies d’assurance, sociétés de gestion…) dans le cadre et pour les besoins de la prestation souscrite ;
• À des tiers agissant en qualité de sous-traitants liés par un contrat de sous-traitance notamment pour des services de traitements informatiques, d’hébergement, de communication. Ces sous-traitants n’auront accès à vos données que pour exécuter leurs services et seront tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité que le responsable du traitement ;
• Aux autorités compétentes et prestataires concernés afin de respecter des obligations légales, réglementaires, comptables, fiscales ou sociales.

Ces données ne font l’objet d’aucune transmission à des organismes extérieurs notamment à des fins de prospection commerciale sans votre accord.

Dans l’hypothèse d’un transfert des données personnelles vers un pays tiers situé en dehors de l’Espace Economique Européen, celui-ci sera effectué moyennant des garanties appropriées, notamment contractuelles, techniques et organisationnelles, en conformité avec la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles.

Si vous êtes un client, la durée de conservation de vos données est rattachée à la base juridique et à la finalité pour lesquelles vos données ont été collectées et traitées :

• Les données nécessaires au respect de nos obligations légales et réglementaires sont conservées jusqu’aux délais de prescriptions applicables à ces obligations ;
• Les données nécessaires à la gestion de votre contrat et des services associés sont conservées pendant toute la durée de votre contrat et jusqu’à l’expiration des délais de prescription applicables ou conformément aux règles de conservation des documents comptables. La durée de conservation peut être allongée notamment en cas de contestation ou de contentieux ;
• Les données utilisées à des fins d’information commerciale sont conservées cinq ans après le dernier contact à l’initiative du client ou la fin de la relation contractuelle.

Si vous êtes un prospect, et sans réponse à nos sollicitations, vos données sont conservées pendant une période maximum de trois ans conformément aux recommandations de la CNIL.

Conformément à la règlementation applicable vous disposez notamment des droits suivants :

• Droit d’information : vous avez le droit d’obtenir des informations claires sur la manière dont vos données à caractère personnel sont utilisées et sur l’exercice de vos droits ;
• Droit d’accès et de rectification : vous avez la possibilité, à tout moment, de demander l’accès à vos données et leur rectification si ces dernières se révèlent incomplètes ou inexactes ;
• Droit à l’effacement : vous avez le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel. Cependant, ce « droit à l’oubli » n’est autorisé que dans le respect des limites autorisées par la loi. Nous sommes donc contraints de conserver vos données lorsque leur traitement est nécessaire afin de respecter une obligation légale ou réglementaire ou pour l’exercice d’un droit devant les tribunaux ;
• Droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel. Vos données ne pourront, à l’exception de leur conservation, être traitées qu’avec votre consentement ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ;
• Droit à la portabilité : vous avez le droit, dans certains cas (sous réserve d’utilisation d’un format structuré couramment utilisé par un outil informatique) de recevoir vos données afin de les transmettre à un autre responsable de traitement ;
• Droit d’opposition : pour des motifs liés à votre situation particulière et pour des raisons légitimes vous avez le droit de vous opposer à certains types de traitement, à l’exception de ceux répondant à une obligation légale de Zenith AM ;
• Droit post mortem : vous avez le droit de définir des directives relatives à la conservation, l’effacement et à la communication de vos données après votre décès ;

Enfin, vous avez le droit, à tout moment, de retirer votre consentement à un traitement de vos données à caractère personnel lorsque ce dernier est fondé sur consentement explicite et n’est pas nécessaire au respect d’une obligation légale ou réglementaire.

Vous pouvez exercer vos droits par l’envoi d’un courrier à l’attention Zenith AM – DPO – 13, rue Alphonse de Neuville 75017 Paris, ou par courrier électronique à l’adresse suivante : info@zenith-am.com. 

Concernant les traitements mis en œuvre afin d’assurer une surveillance adaptée aux risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme, en application de l’article L.561-45 du code monétaire et financier, vos demandes d’accès à ces fichiers doivent être adressées à la Commission Nationale Informatique et Libertés, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris.

Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris) ou toute autre autorité compétente.Nous vous invitons à adresser une réclamation à Zenith AM au préalable.

Cette politique de protection des données personnelles est susceptible d’évoluer dans le temps. Elle fera l’objet d’une mise à jour régulière que vous pourrez consulter sur notre site ou sur simple demande auprès de Zenith AM – DPO – 13 rue Alphonse de Neuville 75017 Paris.